Dicas para montar sua empresa de organização de eventos

Dicas para montar sua empresa de organização de eventos

A dica é para que quer montar um novo negócio e com baixo investimento, monte sua agência de festas e eventos:

APRESENTAÇÃO

Organizar uma festa desde um chá de bebe na casa do cliente até grandes eventos de casamento ou feiras, dá muito trabalho, então muitas pessoas procuram uma empresa especializada.

Diante destes fatos e outros, muitos empreendedores vem ganhado dinheiro com a criação de serviços voltados para estas tarefas, conhecidos como organizadores de eventos.

Como esses serviços são muito difíceis de medir a qualidade antes de consumir, é importante que o cliente perceba um grande profissionalismo e qualidade nos serviços prestados.

Tem como parceiro um bar ou restaurante móvel que muda de tema a cada contrato, isso seria uma opção.

 

MERCADO

 

Uma dica importante é conhecer bem seu público alvo, conhecer suas características de compra, seu o perfil, quem serão seus futuros clientes, tais como poder aquisitivo, faixa etária, ocupação, entre outros.

E quando diversificados forem os serviços prestados pelo empreendedor, maior a chance de agradar o cliente e agregar valor ao contrato.

Uma dica importante é analisar sempre os concorrentes e as tendências de moda e produtos inovadores.

Uma das vantagens de trabalhar nesse ramo é a possibilidade de terceirizar os serviços, tais como bufê, garçons, seguranças, decoradores, DJs, bandas, mestre de cerimônia, entre outros.

 

ESTRUTURA

Você deve contar com uma estrutura básica com um escritório apenas, já que tudo que se é usado para a organização de eventos é terceirizado.

Lembrando que a harmonia entre o layout interno (ambiente, decoração, luminosidade, entre outros) e o layout externo (vitrinas, fachada, letreiros, estacionamento) é o que levará o cliente a ter impressões, positivas ou negativas, de sua empresa.

 

PESSOAL

Todas as pessoas que trabalham na sua empresa devem ter algumas características para saber atender bem, tais como a habilidade em ouvir e atender os clientes, naturalidade na orientação, pró-atividade, persistência e paciência,

saber identificar as necessidades dos clientes. Essas características podem ser adquiridas através de treinamentos o que deve ocorrer periodicamente entre seus funcionários.

 

FORNECEDORES

Mais do que o preço, deve-se buscar a excelência ao selecionar fornecedores, afinal, quem estará apresentando o produto final – “composto” por diversas empresas terceiras ao cliente, é a empresa de promoção de eventos.

 

SERVIÇOS

 

Os eventos compreendem diversos serviços, como bufê, decoração, segurança, limpeza, estacionamento com manobristas, serviços de filmagem, fotografia, sonorização, iluminação, vídeo em circuito fechado de TV e até um serviço de UTI móvel. Tudo dependerá do volume de investimento disponível.

Administrar é o processo de planejamento, organização, liderança e controle do trabalho de todos que fazem parte direta ou indiretamente da empresa e o uso de todos os recursos para que se atinjam os objetivos estabelecidos.

 

ETAPAS DO PROCESSO

A organização do evento se dá em três etapas:

– Antes do evento

* Elaborar processos de patrocínio e captação de recursos;

* Assessorar na escolha da transportadora aérea oficial e dos hotéis a serem conveniados ao evento;

* Criar logotipo, peças administrativas e de divulgação do evento;

* Desenvolver estratégia de mídia, definindo veículos e cronograma de divulgação;

* Criar e/ou ampliar o “mailing” (banco de dados de clientes potenciais ou virtuais);

* Remeter / controlar / arquivar a correspondência postada e recebida;

* Desenvolver “layout” (arranjo físico) de auditórios, secretarias, salas VIP, imprensa, coordenação, etc.;

* Elaborar planejamento para seleção, compra ou locação de materiais (colocar link para cuidados ao escolher a empresa certa de locação e materiais certos), serviços e equipamentos de terceiros.

– Durante o evento

* Montar a estrutura física conforme “layout”;

* Controlar a instalação e operacionalização diária dos serviços contratados;

* Assessoria no desenvolvimento do cerimonial da abertura ;

* Coordenação dos serviços de secretaria executiva;

* Controle das condições físicas do ambiente;

* Acompanhamento e supervisão dos serviços de “coffe break”, limpeza e organização.

 

– Depois do evento

* Apresentar relatórios e contas;

* Postar cartas de agradecimento à patrocinadores, colaboradores e fornecedores;

* Organizar arquivos de documentação geral do evento.

É importante frisar que boa parte dos serviços podem ser terceirizados (fotografia, vídeo, bufê, decoração, apresentador do cerimonial, garçons, equipe de som, recepcionista, confeccionador de souvenir, iluminadores, etc.).

 

Outra dica interessantes: ter um “breafing” do evento, adotar um questionário que identifique as reais necessidades do contratante e identifique eventuais falhas “pós-evento”.

Erros cometidos que podem fazer a empresa não dar certo:

  • não planeja o passo a passo do evento, abrindo espaço para imprevistos inconcebíveis
  • desconhece técnicas de organização de eventos
  • escolhe o público errado para o tipo de evento que irá fazer
  • divulga de forma equivocada
  • deve conhecer muito bem regras de etiqueta
  • não saber definir o preço certo dos serviços, esse é um item muito importante e pode ter o conhecimento através de cursos “Formação de preços”.
  • ou esquece de levar em conta o orçamento.

Estas são algumas falhas que o eliminam do mercado.

Bar, Restaurantes, entre outros. E ainda fazer levantamento de preços junto às empresas de aluguel

de equipamentos, mesas, cadeiras, toalhas de mesa, garçons, etc.

Ele diz que o mínimo necessário para atuar no ramo é ter um bom telefone e uma agenda cheia de bons fornecedores.

 

Veja os produtos da Malaguetaloc para aluguel de mesas e cadeiras e demais itens que precisará para um evento em casa:

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A Malaguetaloc é especializada em locação/aluguel de mesas e cadeiras para casamento, festas e eventos, Com vasta experiência no mercado de Locação prestando serviço de qualidade com compromisso e agilidade.

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Como organizar mesas e cadeiras no seu evento

Como organizar mesas e cadeiras no seu evento

Depois de selecionar data, local, comidas e bebidas para o seu evento, você também precisa pensar como serão organizadas as mesas e cadeiras neste espaço. Essa dica é uma das dúvidas mais frequentes dos clientes da Malaguetaloc, que é qual o tamanho de mesas ideal para o numero de convidados e o espaço necessário para acomodá-las. Por isso, separamos algumas maneiras de distribuir esses itens na sua comemoração. Confira.

Congressos, seminários e palestras – cadeiras em filas

Muito utilizado em cerimônias de casamento, congressos, seminários e palestras, principalmente em eventos corporativos, esse é um dos padrões mais utilizados. Nele, os participantes ficam organizados em fileiras retas ou em arcos uma atrás da outra.

O formato deixa o palestrante ou apresentação em maior evidência, evitando a dispersão dos convidados. Além disso, possibilita acomodar mais pessoas dentro do ambiente, de forma eficiente e sem perder o foco no elemento principal. Dessa forma, esse modelo reduz a interatividade entre os participantes, já que eles não se veem frente a frente.

Para verificar se cambem o numero de pessoas no espaço escolhido temos uma dica: cada cadeira dessas para eventos (seja de plástico ou de ferro) mede de 40 a 50 cm e precisa deixar mais 30 a 40 cm para circulação das pessoas, então cada fileira precisará de 70 a 90 cm cada uma.

Modelo Sala de Aula

Uma derivação do formato anterior, porém em as fileiras terão as mesas e as cadeiras um filas retas, uma atrás da outra.

Essa organização é uma ótima opção para eventos de longa duração, onde o participante precisará  fazer anotações ou usar o computador ou tablet.

Muito usado  para aulas e cursos, congressos e palestras. O espaço utilizado para cada fileira é o tamanho da largura da mesa (de 70 a 80 cm), o espaço de uma cadeira com uma pessoa sentada confortavelmente de 50 a 60 cm e o espaço de circulação mais 30 a 40 cm.

Então para este modelo precisará de um espaço de 1,5 a 1,8 m cada fileira de mesas e cadeiras.

 

Modelo para organizar cadeiras ou cadeiras e mesas em U

Esse modelo pode ser utilizado apenas com cadeiras para eventos mais curtos, ex: terapia em grupo, pesquisas de mercado… ou com mesas e cadeiras para eventos mais longos e que precisem fazer anotações como workshops, treinamentos, dinâmicas em grupo.

É ótimo para eventos com grupos pequenos e que precise de maior interação entre os participantes.

As cadeiras e mesas são colocadas em 3 direções diferentes formando um U:

 

Como todos os participantes se vêem podem interagir durante todo o evento.

O espaço utilizado por essa formação depende do tamanho da mesa utilizada, geralmente usamos 3 mesas buffet (medindo 1,80 m de comprimento), mais o espaço do participante confortavelmente sentado (50 a 60 cm cada) então utiliza uma área de 2,8 a 3 m x 3,10 a 3,30 m, ou área de mais ou menos 10 m2.

Organizar mesas e cadeiras Modelo Banquete

 Neste modelo são colocadas mesas redondas de 4 a 10 convidados (dependendo do tamanho da mesa utilizada), colocando as mesas e cadeiras lado a lado.

Esse modelo facilita a interação entre os participantes e é o mais indicado para eventos de longa duração, sempre que for servir algo aos convidados como petiscos, bebidas e até refeições completas está é a forma ideal. Pois as pessoas podem se locomover pelo evento e depois voltar à mesa.

 

Locações de mesas mais utilizados feitas pela Malaguetaloc e quantidade de pessoas por mesa:

– Locação de mesa redonda de 90 cm: ideal para 4 convidados, podendo colocar até 5 (lembrando que um convidado será incomodado pelo pé da mesa)

– Aluguel de mesa de 1,20 m de diâmetro de 5 a 7 convidados, sendo 5 folgados, 6 confortáveis e 7 um pouco apertados (ótimo para coquetel). Nossas mesas tem os pés em X não incomodando nenhum dos convidados com os pés.

– Aluguel de mesas de 1,30 m de diâmetro para 7 a 9 convidados

– Locação de mesas de 1,40 m de diâmetro para 8 a 10 convidados.

 

Espaço que deve estar disponível para cada mesa:

 

– Aluguel de mesas de 90 cm de diâmetro é necessário de 1,90 a 2,10 m de diâmetro para cada mesa mais um espaço de circulação de 25 a 40 cm entre elas.

– Locação de mesas de 1,20 m de diâmetro é necessário de 2,20 a 2,40 m de diâmetro para cada mesa mais um espaço de circulação de 25 a 40 cm entre elas.

– Aluguel de mesas de 1,30 m de diâmetro é necessário de 2,30 a 2,50 m de diâmetro para cada mesa mais um espaço de circulação de 25 a 40 cm entre elas.

– Locação de mesas de 1,40 cm de diâmetro é necessário de 2,40 a 2,60 m de diâmetro para cada mesa mais um espaço de circulação de 25 a 40 cm entre elas.

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