Check list para profissionais de eventos

A dica de hoje da Malaguetaloc é para profissionais que trabalham com eventos, sejam eles corporativos ou sociais, elaboramos um check list para que o profissional se oriente desde a programação do evento até seu inicio, com esse material não irá esquecer de nenhum detalhe.

FB_IMG_1465285274051

Vamos começar falando um pouco da Programação, após o cliente fechar o evento começam os primeiros passos: Elaboração da programação do evento, contato com expositores e palestrantes, seleção de trabalhos, como será as exposição dos materiais ou produtos, prazos para inscrição no evento, definição de datas e horários, fechamento e publicação da programação completa.

Segundo passo é a Divulgação, e o primeiro de definir quais meios serão utilizados: impresso (folders, cartazes, convites, folhetos, outdoor…), eletrônico (sites, e-mail marketing, redes sociais…), assessoria de imprensa (ver necessidade de contratar uma assessoria para publicação de materiais sobre o evento), brindes (canetas, blocos, sacolas, canecas… Neste caso temos um empresa que pode auxiliá-lo nos brindes a Emporio de Garda).

FB_IMG_1465289954361

Outro item importante são os aspectos legais, o primeiro é gestão dos contratos com fornecedores, manter sempre uma boa carteira de fornecedores pois o sucesso do seu evento depende de boas empresas, pagamento das taxas ECAD (para música ao vivo ou som mecânico), AMMA (eventos que provoquem muito ruído), CREA (se houver montagem de palcos, estruturas metálicas…) e não esquecer do solicitar o alvará do Corpo dos bombeiros.

Inscrições: elaborar formulário de inscrição, as formas de disponibilizar esses formulários (secretarias acadêmicas, sites, conselhos profissionais…), definir como será a logística, o envio dos formulários, recebimento destes preenchidos e formulação da lista de visitantes.

Local do evento: este item temos um check list especifico para escolha do local e verificação dos materiais que tem disponível no local e quais deverão ser alugados, segue o link para a dica http://malaguetaloc.com.br/dicas/analisando-um-local-para-o-evento/

Recursos Humanos: agora chegou o momento de pensar na equipe que irá trabalhar no evento, coordenador de áreas, coordenador de salão, recepcionistas, assessor de imprensa, mestre de cerimônia, operadores de som, operadores de iluminação, operadores de câmeras, garçons, pessoal de limpeza, seguranças, manobristas, fotógrafos, Tradutores / interpretes línguas estrangeiras ou libras, bombeiro, médicos e enfermeiros, monitores…

Recursos tecnológicos: pensar agora nos equipamentos de deverão ser alugados na parte tecnológica e audiovisual, Projeções (Datashow, aparelho de DVD, telões, TVs, note book…), Sonorização (microfones seus pedestais, estruturas metálicas para eventos grandes, caixa de som, amplificadores, mesa de som, retornos, CD´s e DVD´s para musica ambiente…), Filmagem (câmeras fixas com tripés, câmeras moveis e armações, mesa digital para transmissão simultânea), Iluminação (canhão seguidor, moving heads, lâmpadas, mesa digital para iluminação, set lights e o primordial gerador de energia), Itens para credenciamento (leitor ótico para crachás, computadores em rede, impressora em rede, estabilizadores e no breaks para os equipamentos, catracas eletrônicas, maquinas de cartão de crédito e de débitos, calculadoras, rádios de comunicação para as equipes que trabalharam no evento, cabine e fones para tradução simultânea).

Recursos materiais:

Materiais de escritório: crachás, cordões para os crachás, pastas com materiais do evento, impressos, lista geral dos inscritos e palestrantes, canetas, blocos, certificados de participação, lápis, guardanapos, copos descartáveis, cartuchos para impressoras, envelopes, borrachas, apagador, durex, régua, tesoura, cola, etiquetas, apontador, canetões para quadro branco, quadro branco, resmas de papel sulfite, grampeador, clips, grampos para o grampeador, furador, tripé para banner, fita dupla face, fita crepe, fita de alta fixação, cabides e araras para trajes especiais, ferro de passar, tábua de passar, displays e totens para sinalizações…

Para a cerimônia: Bandeiras, mastro para as bandeiras, púlpito, placas de homenagem, placa de inauguração, fitas de inauguração, becas ou trajes especiais, lista de presença para assinaturas, lista de participantes da mesa diretiva, placas ou etiquetas para reserva dos lugares, roteiro de cerimonial…

Materiais que a Malaguetaloc tem disponível para aluguel:

–  Aluguel ou locação de Mesa para mesa diretiva

–  Aluguel ou locação de Toalha ou forro para mesa diretiva

–  Aluguel ou locação de Mesa para convidados e participantes

–  Aluguel de toalhas ou forro para mesa dos convidados

–  Aluguel ou locação de cadeiras para mesa diretiva

–  Aluguel ou locação de cadeiras para convidados e participantes

–  Aluguel de copos e taças para compor a mesa diretiva

–  Aluguel de copos, taças, louças, talheres para convidados

–  Aluguel de mesas e cadeiras para compor a recepção

–  Aluguel de mesas e cadeiras para armazenar os troféus, homenagens ou certificados para entregar aos participantes

Serviços necessários para contratação:

Transporte: definir empresa a efetuar o serviço de transporte, estruturar traslados de palestrantes e passageiros, detalhar horários de chegada e saída da condução, definir os veículos necessários para o traslado (vans, ônibus, táxis, microônibus…), estabelecer pontos de embarque e desembarque (essas informações deverão constar nos materiais de divulgação para fácil entendimento dos participantes, para não gerar transtornos no dia do evento).

Buffet: definir qual fornecedores será contratado para efetuar esse serviço, definir qual o tipo de serviço (café da manhã, coffee-break, almoço, jantar, coquetel) e elaborar o cardápio, definir o local que acontecerá o serviço de alimentação, confirmar materiais que deverão ser alugados com a Malaguetaloc (mesas, cadeiras, toalhas, forros, sobre toalhas, cobre manchas, louças, talheres, copos e taças, guardanapos, rechauds, mesas buffet, pranchão…)

Decoração e cenografia: Arranjos das mesas de convidados, arranjo para a mesa diretiva, plantas decorativas, arranjos para mesa de recepção…

Hospedagem: verificar qual palestrante irá precisar de hospedagem, escolher hotéis próximos ao evento, efetuar as reservas, envio das informações para os palestrantes (hotel, endereço, telefone, horários de check-in e check-out)

Estandes: se houver necessidade de montagem de stands planejar a quantidade e especificações técnicas de cada um, solicitar orçamentos para empresas especializadas, contratação do serviços com as especificações de cada layout constando no contrato para que não haja problemas no dia da montagem, planejar o dia da montagem, verificar qual equipe irá acompanhar e efetuar a checagem final.

Esse foi um check list elaborado pela Malaguetaloc e que pode ser utilizado para pequenos, médios e grandes eventos, se ficou alguma dúvida pode fazer pergunta nos comentários abaixo que responderemos assim que possível, gostaram? Mandem comentários de como essa dica ajudou no dia a dia de você!

Veja os produtos da Malaguetaloc para aluguel de mesas e cadeiras:

  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras para festas e eventos
  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras de plástico para festas e eventos
  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras de ferro para festas e eventos
  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras para recepção
  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras plásticas para festa temática
  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras de plástico para feiras e congressos
  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras palito para feiras e congressos
  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras de ferro para eventos
  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras plásticas para eventos
  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras de plástico para eventos
  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras de plástico para eventos corporativos
  • Locação / aluguel de mesas e cadeiras plásticas para festas
  • Locação / aluguel de mesas de madeira com cadeiras de plástico para festas
  • Locação / aluguel de mesas de madeira e cadeiras de ferro para eventos
  • Locação / aluguel de mesas de plástico com cadeiras de ferro para eventos
  • Locação / aluguel de mesas de plástico com cadeiras de ferro para eventos corporativos

 

Pesquisas mais frequentes, veja também o conteúdo das páginas abaixo:

Locação de mesas e cadeiras, aluguel de mesas e cadeiras para casamento, aluguel de mesas, aluguel de mesa e cadeira para festa, arrumação de mesas e cadeiras para eventos, aluguel de mesas, Aluguel de cadeiras, mesas cadeiras e toalhas, mesas e cadeiras, toalhas de mesa, aluguel de mesas e cadeiras de plástico, aluguel de mesa, Locação de mesas e cadeiras, aluguel mesas e cadeiras.

 

Solicite um orçamento para locação de mesas e cadeiras para festas.

 

A Malaguetaloc é especializada em locação/aluguel de mesas e cadeiras para casamento, festas e eventos, Com vasta experiência no mercado de Locação prestando serviço de qualidade com compromisso e agilidade.

 

 

0 Comentários

Comentar