Dicas para montar sua empresa de organização de eventos

Dica de hoje da Malaguetaloc é para quem deseja montar sua empresa com um baixo investimento, segue todas as dicas para ganhar muito dinheiro e ser um sucesso!

APRESENTAÇÃO

Organizar uma festa desde um chá de bebe na casa do cliente até grandes eventos de casamento ou feiras, dá muito trabalho, então muitas pessoas procuram uma empresa especializada.

Diante destes fatos e outros, muitos empreendedores vem ganhado dinheiro com a criação de serviços voltados para estas tarefas, conhecidos como organizadores de eventos.

Como esses serviços são muito dificeis de medir a qualidade antes de consumir, é importante que o cliente perceba um grande profissionalismo e qualidade nos serviços prestados.

Tem como parceiro um bar ou restaurante móvel que muda de tema a cada contrato, isso seria uma opção.

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MERCADO

Uma dica importante é conhecer bem seu público alvo, conhecer suas características de compra, seu o perfil, quem serão seus futuros clientes, tais como poder aquisitivo, faixa etária, ocupação, entre outros.

E quando diversificados forem os serviços prestados pelo empreendedor, maior a chance de agradar o cliente e agregar valor ao contrato.

Uma dica importante é analisar sempre os concorrentes e as tendências de moda e produtos inovadores.

Uma das vantagens de trabalhar nesse ramo é a possibilidade de terceirizar os serviços, tais como bufê, garçons, seguranças, decoradores, DJs, bandas, mestre de cerimônia, entre outros.

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ESTRUTURA

Você deve contar com uma estrutura básica com um escritório apenas, já que tudo que se é usado para a organização de eventos é terceirizado.

Lembrando que a harmonia entre o layout interno (ambiente, decoração, luminosidade, entre outros) e o layout externo (vitrinas, fachada, letreiros, estacionamento) é o que levará o cliente a ter impressões, positivas ou negativas, de sua empresa.

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PESSOAL

Todas as pessoas que trabalham na sua empresa devem ter algumas características para saber atender bem, tais como a habilidade em ouvir e atender os clientes, naturalidade na orientação, pró-atividade, persistência e paciência, saber identificar as necessidades dos clientes. Essas características podem ser adquiridas através de treinamentos o que deve ocorrer periodicamente entre seus funcionários.

 

FORNECEDORES

Mais do que o preço, deve-se buscar a excelência ao selecionar fornecedores, afinal, quem estará apresentando o produto final – “composto” por diversas empresas terceiras ao cliente, é a empresa de promoção de eventos.

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SERVIÇOS

 

Os eventos compreendem diversos serviços, como bufê, decoração, segurança, limpeza, estacionamento com manobristas, serviços de filmagem, fotografia, sonorização, iluminação, vídeo em circuito fechado de TV e até um serviço de UTI móvel. Tudo dependerá do volume de investimento disponível.

Administrar é o processo de planejamento, organização, liderança e controle do trabalho de todos que fazem parte direta ou indiretamente da empresa e o uso de todos os recursos para que se atinjam os objetivos estabelecidos.

 

ETAPAS DO PROCESSO

 

A organização do evento se dá em três etapas:

 

– Antes do evento

* Elaborar processos de patrocínio e captação de recursos;

* Assessorar na escolha da transportadora aérea oficial e dos hotéis a serem conveniados ao evento;

* Criar logotipo, peças administrativas e de divulgação do evento;

* Desenvolver estratégia de mídia, definindo veículos e cronograma de divulgação;

* Criar e/ou ampliar o “mailing” (banco de dados de clientes potenciais ou virtuais);

* Remeter / controlar / arquivar a correspondência postada e recebida;

* Desenvolver “layout” (arranjo físico) de auditórios, secretarias, salas VIP, imprensa, coordenação, etc.;

* Elaborar planejamento para seleção, compra ou locação de materiais (colocar link para cuidados ao escolher a empresa certa de locação e materiais certos), serviços e equipamentos de terceiros.

 

– Durante o evento

* Montar a estrutura física conforme “layout”;

* Controlar a instalação e operacionalização diária dos serviços contratados;

* Assessoria no desenvolvimento do cerimonial da abertura ;

* Coordenação dos serviços de secretaria executiva;

* Controle das condições físicas do ambiente;

* Acompanhamento e supervisão dos serviços de “coffe break”, limpeza e organização.

 

– Depois do evento

* Apresentar relatórios e contas;

* Postar cartas de agradecimento à patrocinadores, colaboradores e fornecedores;

* Organizar arquivos de documentação geral do evento.

É importante frisar que boa parte dos serviços podem ser terceirizados (fotografia, vídeo, bufê, decoração, apresentador do cerimonial, garçons, equipe de som, recepcionista, confeccionador de souvenir, iluminadores, etc.).

 

Outra dica interessantes: ter um “breafing” do evento, adotar um questionário que identifique as reais necessidades do contratante e identifique eventuais falhas “pós-evento”.

Erros cometidos que podem fazer a empresa não dar certo:

  • não planeja o passo a passo do evento, abrindo espaço para imprevistos inconcebíveis
  • desconhece técnicas de organização de eventos
  • escolhe o público errado para o tipo de evento que irá fazer
  • divulga de forma equivocada
  • deve conhecer muito bem regras de etiqueta
  • não saber definir o preço certo dos serviços, esse é um item muito importante e pode ter o conhecimento através de cursos “Formação de preços”.
  • ou esquece de levar em conta o orçamento.

Estas são algumas falhas que o eliminam do mercado.

Seguindo as dicas e os cuidados levantados pela Malaguetaloc, sua empresa será um sucesso.

Veja os produtos da Malaguetaloc para aluguel de mesas e cadeiras e demais itens que precisará para um evento em casa:

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Pesquisas mais frequentes, veja também o conteúdo das paginas abaixo:

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6 Respostas para “Dicas para montar sua empresa de organização de eventos”

  1. Jilson Jose Pinheiro janeiro 2, 2015 em 11:04 am #

    Temos um imóvel familiar bem localizado(a beira da represa de Guarapiranga).
    ,nossa intenção é montarmos uma Casa de Eventos e Buffet. A casa comporta
    sem problemas 300 pessoas no mínimo (é uma mansão)Nossa intenção é
    saber como funciona os preços dos itens para aluguel.Os preços funcionam
    de que forma; Quantidade(uma tabela progressiva), Forma de pagamento,
    Com quantos dias de antecedência deve ser feito o pedido dos itens e o que
    mais vcs.puderem nos informar.
    Desde já agradeço e quem sabe em um futuro bem próximo estejamos
    fazendo negócios. Meu telefone é 11 5844 0198

  2. Johnson Mckay abril 18, 2017 em 10:34 pm #

    Gostei do texto, bem legal. Teu modo de ver ficou bastante bacana, gosto de falar deste assunto também. Siga esta linha e tenha sucesso. Abraços

  3. Kerry junho 27, 2017 em 8:02 am #

    Estas são na verdade fantástico ideias
    em sobre blogging. Você tocou alguns boa
    coisas aqui.

  4. palacios para bodas oviedo setembro 7, 2017 em 12:00 pm #

    Buenisimo post. Gracias por compartirlo…Espero màs…

    Saludos

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