Dicas para montar sua empresa de organização de eventos

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A dica da semana é para que quer montar um novo negocio e com baixo investimento, monte sua agência de festas e eventos:

APRESENTAÇÃO

Organizar uma festa desde um chá de bebe na casa do cliente até grandes eventos de casamento ou feiras, dá muito trabalho, então muitas pessoas procuram uma empresa especializada.

Diante destes fatos e outros, muitos empreendedores vem ganhado dinheiro com a criação de serviços voltados para estas tarefas, conhecidos como organizadores de eventos.

Como esses serviços são muito difíceis de medir a qualidade antes de consumir, é importante que o cliente perceba um grande profissionalismo e qualidade nos serviços prestados.

Tem como parceiro um bar ou restaurante móvel que muda de tema a cada contrato, isso seria uma opção.

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MERCADO

 

Uma dica importante é conhecer bem seu público alvo, conhecer suas características de compra, seu o perfil, quem serão seus futuros clientes, tais como poder aquisitivo, faixa etária, ocupação, entre outros.

E quando diversificados forem os serviços prestados pelo empreendedor, maior a chance de agradar o cliente e agregar valor ao contrato.

Uma dica importante é analisar sempre os concorrentes e as tendências de moda e produtos inovadores.

Uma das vantagens de trabalhar nesse ramo é a possibilidade de terceirizar os serviços, tais como bufê, garçons, seguranças, decoradores, DJs, bandas, mestre de cerimônia, entre outros.

 

ESTRUTURA

Você deve contar com uma estrutura básica com um escritório apenas, já que tudo que se é usado para a organização de eventos é terceirizado.

Lembrando que a harmonia entre o layout interno (ambiente, decoração, luminosidade, entre outros) e o layout externo (vitrinas, fachada, letreiros, estacionamento) é o que levará o cliente a ter impressões, positivas ou negativas, de sua empresa.

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PESSOAL

Todas as pessoas que trabalham na sua empresa devem ter algumas características para saber atender bem, tais como a habilidade em ouvir e atender os clientes, naturalidade na orientação, pró-atividade, persistência e paciência,

saber identificar as necessidades dos clientes. Essas características podem ser adquiridas através de treinamentos o que deve ocorrer periodicamente entre seus funcionários.

 

FORNECEDORES

Mais do que o preço, deve-se buscar a excelência ao selecionar fornecedores, afinal, quem estará apresentando o produto final – “composto” por diversas empresas terceiras ao cliente, é a empresa de promoção de eventos.cha de bebe1

 

SERVIÇOS

 

Os eventos compreendem diversos serviços, como bufê, decoração, segurança, limpeza, estacionamento com manobristas, serviços de filmagem, fotografia, sonorização, iluminação, vídeo em circuito fechado de TV e até um serviço de UTI móvel. Tudo dependerá do volume de investimento disponível.

Administrar é o processo de planejamento, organização, liderança e controle do trabalho de todos que fazem parte direta ou indiretamente da empresa e o uso de todos os recursos para que se atinjam os objetivos estabelecidos.

 

ETAPAS DO PROCESSO

A organização do evento se dá em três etapas:

– Antes do evento

* Elaborar processos de patrocínio e captação de recursos;

* Assessorar na escolha da transportadora aérea oficial e dos hotéis a serem conveniados ao evento;

* Criar logotipo, peças administrativas e de divulgação do evento;

* Desenvolver estratégia de mídia, definindo veículos e cronograma de divulgação;

* Criar e/ou ampliar o “mailing” (banco de dados de clientes potenciais ou virtuais);

* Remeter / controlar / arquivar a correspondência postada e recebida;

* Desenvolver “layout” (arranjo físico) de auditórios, secretarias, salas VIP, imprensa, coordenação, etc.;

* Elaborar planejamento para seleção, compra ou locação de materiais (colocar link para cuidados ao escolher a empresa certa de locação e materiais certos), serviços e equipamentos de terceiros.

– Durante o evento

* Montar a estrutura física conforme “layout”;

* Controlar a instalação e operacionalização diária dos serviços contratados;

* Assessoria no desenvolvimento do cerimonial da abertura ;

* Coordenação dos serviços de secretaria executiva;

* Controle das condições físicas do ambiente;

* Acompanhamento e supervisão dos serviços de “coffe break”, limpeza e organização.

 

– Depois do evento

* Apresentar relatórios e contas;

* Postar cartas de agradecimento à patrocinadores, colaboradores e fornecedores;

* Organizar arquivos de documentação geral do evento.

É importante frisar que boa parte dos serviços podem ser terceirizados (fotografia, vídeo, bufê, decoração, apresentador do cerimonial, garçons, equipe de som, recepcionista, confeccionador de souvenir, iluminadores, etc.).

 

Outra dica interessantes: ter um “breafing” do evento, adotar um questionário que identifique as reais necessidades do contratante e identifique eventuais falhas “pós-evento”.

Erros cometidos que podem fazer a empresa não dar certo:

  • não planeja o passo a passo do evento, abrindo espaço para imprevistos inconcebíveis
  • desconhece técnicas de organização de eventos
  • escolhe o público errado para o tipo de evento que irá fazer
  • divulga de forma equivocada
  • deve conhecer muito bem regras de etiqueta
  • não saber definir o preço certo dos serviços, esse é um item muito importante e pode ter o conhecimento através de cursos “Formação de preços”.
  • ou esquece de levar em conta o orçamento.

Estas são algumas falhas que o eliminam do mercado.

Bar, Restaurantes, entre outros. E ainda fazer levantamento de preços junto às empresas de aluguel

de equipamentos, mesas, cadeiras, toalhas de mesa, garçons, etc.

Ele diz que o mínimo necessário para atuar no ramo é ter um bom telefone e uma agenda cheia de bons fornecedores.

 

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5 Respostas para “Dicas para montar sua empresa de organização de eventos”

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